補助金申請支援業務の標準化・仕組み化を目指して 池田経営事務所の補助金クラウドの活用方法
三重県伊勢市の外宮参道という伊勢の玄関口で、認定支援機関として企業の経営サポート事業を展開する「池田経営事務所」。
代表を務める池田さんは、認定支援機関として、自身で立ち上げた越境EC事業や税理士事務所での中小企業支援業務をご経験された後、池田経営事務所を開業しました。これらの経験を通じて培った、事業者としての視点と実践的な事業計画策定ノウハウを活かし、補助金制度の審査基準を踏まえた事業計画書の作成支援を行なっています。また、地元の商工会議所、伊勢市ビジネスサポートセンターや(公財)岡山県産業振興財団 岡山県よろず支援拠点でも活動しており、補助金支援の専門家として幅広く活躍しています。
そのような中、池田さんは補助金申請支援業務において、属人的な業務体制に課題を抱えており、ご自身で有効的なサービスや情報を探している中で、補助金クラウドと出会い導入へ至りました。
そこで今回は、同事務所の代表・中小企業診断士である池田努さんに、本サービスを導入する前の課題や導入の決め手、導入前と後の業務変化など、補助金クラウド編集部がしっかりお話を伺いました。
業務の標準化・仕組み化及び属人化の解消 補助金クラウド導入前に抱えていた業務課題
補助金クラウド編集部：
補助金クラウド導入前の補助金申請支援に関する業務について、課題に感じていたことはありますか？
池田さん：
所内における補助金申請支援業務の最大の課題は、「属人化の解消」でした。
中小企業診断士の業務は専門性が高く、どうしても個々のスキルや経験に依存しがちで、属人化が進みやすい傾向があります。このため、組織として業務を標準化し、効率的に進めるための仕組み化が求められていました。
今までは、ノウハウを要する業務の大部分は私自身が直接担当しており、他のスタッフは主に補助的な作業に従事していました。この体制では、業務が私個人に集中し、複数の案件を同時に進行させる際に私自身のリソースが限界に達し、業務の処理が追いつかない状況が少なからず生じていました。
また、補助金申請支援業務に関連する公募要項は変更頻度が高く、常に最新の情報をキャッチアップする必要があります。さらに補助金の情報は政策や予算、応募状況によっても変動し、多岐にわたる情報を集約する作業が負担となっており、「事業再構築補助金」や「ものづくり補助金」といった主要な補助金の対応に限られていました。
上記のような業務体制では、私が仮に突発的な怪我や病気などで業務に従事できなくなった場合、主要業務が滞るリスクを払拭しきれず、お客さまへの対応遅延や信用低下を招く可能性があります。そのため、スタッフが自走できる仕組みを作る必要があると感じており、業務の標準化・仕組み化による属人化の解消は急務でした。
テンプレートと検索機能が魅力 導入しようと思ったきっかけ
補助金クラウド編集部：
たしかに補助金の申請支援は専門性を問われる業務なので、属人的になりやすいですよね。池田さんは、そのような課題を抱えているなかで、補助金クラウドをどのような経緯で導入してくださったのでしょうか？
池田さん：
3年ほど前から「事業再構築補助金」や「ものづくり補助金」のご相談が増えてきたため、スタッフ全員が迅速かつ正確に対応できるよう補助金支援業務マニュアルを作っていきたいと考えていましたが、正直なところ、私自身が進行中の業務に追われ、公募ごとに変化する要件に対応できるマニュアルを作成する余裕がありませんでした。
そのような中、認定支援機関を対象に送信された補助金クラウドからのマーケティングメールを拝見し、補助金クラウドを知りました。
補助金クラウド編集部：
補助金クラウドのどのような点に魅力を感じてご導入してくださったのでしょうか？
池田さん：
魅力的に感じた点は主に2つです。
まず、1つ目は申請ノウハウが詰まったテンプレートを提供していることです。補助金クラウドのテンプレートは、書くべき項目や記入例のサンプルが記載されており、それに沿って作成していけば、比較的経験の浅いスタッフでも、短時間である程度クオリティの高い申請書類を作成することができます。テンプレートを活用することで、以前から抱えていた属人化の課題の解消につながるのではないかと考えました。
2つ目は、補助金の検索機能です。補助金は3000種類以上あると言われており、公募情報は自治体や官公庁ごとに分散して開示されています。弊所は、事業再構築補助金やものづくり補助金等、メジャーな補助金だけしか対応していなかった一方、補助金クラウドのデータベースには、自治体や官公庁等で公開されているほぼ全ての補助金が集約されています。この機能を活用することで、よりお客さまのニーズに適した補助金を一括で確認することができると感じました。
チャット相談機能がリサーチスタッフの代わりに！？その活用方法とメリットは？
補助金クラウド編集部：
現在、補助金支援において、補助金クラウドをどのように活用していますか？
テンプレートと検索機能で業務効率化 業務の仕組み化とリソースの削減に有効的
池田さん：
先ほど導入前に魅力を感じたサービスとして挙げていた「申請書類のテンプレート」と「補助金の検索機能」は多くの場面で有効活用しています。
テンプレートは、弊所なりにカスタマイズできる点が非常に便利で、申請書類の作成方法のマニュアルとしても活用しています。テンプレートと併せて必要書類のチェックリストも活用しており、お客さまも我々支援者側も共通認識を持って作業を進められる点は非常に助かっています。
これらのサービスは、業務の標準化・仕組み化に大変役立っています。現在は、補助金申請において経験の浅いスタッフでも、申請書類のたたき台レベルは作成できるようになりました。
補助金クラウド編集部：
業務課題の改善に少しでもお役に立てているようで良かったです。テンプレートはどんどんカスタマイズしていただいて、有効的に活用してくださいね。
補助金の検索機能については、活用されていかがでしたか？
池田さん：
補助金の検索機能を活用することで、企業さまへご提案する補助金の幅が広がりました。従来は、限られたリソースの中での対応だったので、提案する補助金は冒頭に申し上げたとおり、事業再構築補助金やものづくり補助金といったメジャーな補助金にとどまっていました。
補助金クラウドの検索機能は、検索した補助金情報をワンクリックでダウンロードでき、お客さまへの提案資料としても活用することができます。補助金のデータが豊富になったことで、提案できる補助金の数が増えたことはもちろんですが、リサーチから提案までの業務フローがスピーディになったことで、私自身はもちろん、スタッフの負担も削減されたことが非常に大きなメリットだと感じています。
補助金クラウド編集部：
ありがとうございます。補助金情報のリサーチには多くのリソースを割く士業さんが多いですよね。検索機能を活用することで、リソースの削減に繋がっているようで良かったです。
チャット相談機能をリサーチに活用することも 丁寧でスピーディな回答に感心
池田さん：
スタッフがリサーチを行う際、検索機能で抽出した情報をより詳細に深掘りするためにチャット相談機能を活用することがあります。従来は、スタッフがリサーチに多くの時間を割いていましたが、チャット相談機能を活用すれば、数時間〜1日程度で質の高い回答が返ってくるので、非常に便利だと感じます。
この短時間かつ人力(じんりょく)で質の高い回答をされる補助金クラウドスタッフのご対応には、いつも感心しています。一般論ではなく、経験や採択事例に基づいた意見も複数個いただくことができ、非常に丁寧なご対応をしていただいている印象です。
士業の方は、弊所のようにチームで申請支援をおこなっているところもあれば、リサーチから申請支援まで一人でおこなっている方もいると思います。リサーチスタッフの代替としてチャット相談機能を有効活用できるため、一人でおこなっている方にとっては非常に良い機能だと思います。
補助金クラウド編集部：
チャット相談機能をリサーチスタッフの代替としてもご活用いただけるという視点、素晴らしいですね。一人で申請支援業務をやられている士業さんは多くいらっしゃるので、そのような活用方法はとても参考になります。
ノウハウ面とリソース面で大きくバックアップ 補助金クラウド導入後のお客さまや所内の変化
補助金クラウド編集部：
補助金クラウド導入後のお客さまや所内の反応はいかがでしたか？
池田さん：
補助金の提案の幅が広がったことで、お客さまから「いろいろと提案してもらえて助かる」「迅速に対応していただけて嬉しい」などのお声をよくいただくようになりました。
また、所内の変化としては、チーム間の情報共有がスムーズになりました。標準化されたテンプレートを活用することで、共通認識を持って業務を進められるようになり、所内全体の一体感が生まれました。従来は、私からの指示があるまでスタッフが手持ち無沙汰になるという状況もありましたが、テンプレートを元に調べることができるので、リサーチの指標としても非常に役立っているという声が多いです。
その他、補助金クラウド導入後は、テンプレートや営業資料を自分で作成する手間がなくなり、コア業務に集中できるようになりました。
自分がいなくても自走できる支援体制を 補助金クラウドを通じた今後の展望
補助金クラウド編集部：
補助金クラウドを通じて、どのようなビジョンを目指しますか？
池田さん：
直近では事業拡大に伴い、支店開設を目標としており、そのために自走できる組織づくりを目指しています。実際のところ、補助金クラウドを導入した今でも、属人的におこなっている業務は多少なりともあり、私の手が離れたとしても業務をスムーズに回していける組織レベルには、まだ達していないと感じています。
例えば、お客さまへの補助金のご提案〜申請までをご支援するような単なる申請支援ではなく、補助金の採択後も、お客さまが採択対象の事業または設備によって経営が安定または向上するまで支援していく、いわゆる伴奏支援を組織で行いたいと考えており、そのためには、スタッフ一人一人がさらに質の高い支援を提供できないと難しいと思います。
補助金クラウド編集部：
たしかに、他の士業事務所さまのご支援では「提案〜申請まで」といったところが多い印象です。採択後の交付申請で内容が変わってしまい、交付される金額が減ってしまった事例をよく見かけます。
池田さん：
はい、そうなんです。そのため弊所では、採択後の伴走支援はもちろんのこと、報酬に関しても補助金の採択時に全ての報酬をいただくのではなく、採択時と正確な交付金額が決まる交付決定時と分けて報酬をいただくようにしています。例えば、全体で10%の成果報酬をいただく契約の場合、採択時には申請額の5％、交付決定時には交付金額の5％をいただくなどです。
伴奏支援は、多くのリソースとノウハウを要するため1人では難しく、だからこそ組織全体の支援体制のレベルを上げていかなくてはいけないと思っています。
補助金申請支援事業を展開される士業事務所へメッセージ
補助金クラウド編集部：
補助金の申請支援業務は多くのリソースやノウハウが求められるため、事業を展開するにあたってハードルを感じられる士業の方は多くいらっしゃると思います。そのような方々へアドバイスや伝えたいことがあればお願いします。
池田さん：
ノウハウがない中で補助金申請支援事業を展開しようにも、そもそも何から始めれば良いのかわからない方が多いと思います。そのような方は、補助金クラウドのテンプレートを活用することで、全体感を掴むことができるので非常におすすめです。「こういうポイントが大事なんだ」といった、公募要領からなかなか読み取れないものがテンプレートとしてまとまっているので、テンプレートを指標として進めていただけるのが良いのではないかと思います。そして、実務上の論点は、チャット機能を活用し相談することで、ノウハウ面を大きくバックアップしてくれます。
また、補助金クラウドは、補助金申請支援事業をすでに展開されている方にも非常に有効なシステムだと感じます。コア業務にリソースをなかなか割けない方は、庶務的な所も補助金クラウドが負担してくれるため、リソース面を大きくバックアップしてくれます。
池田経営事務所様がご利用しているサービスはこちら
補助金クラウド for Pro
https://www.hojyokincloud.jp/pro/
↓無料トライアルのお申込みはこちら
https://www.hojyokincloud.jp/free-trial/
池田経営事務所
〒516-0074
三重県伊勢市本町18-22 コミュニティビル3F
