補助金クラウド for Proで申請支援の効率化を実現。テンプレートを活用した都賀町商工会の支援とは

 

▲都賀町商工会の主任・相川将宏さん

都賀町商工会とは

「都賀町商工会」は、栃木県栃木市にある商工会で、税理士無料相談・記帳決算代行や、融資制度の斡旋、地域の活性化など、この町の事業者や個人の方々を支援するために幅広く業務を展開しています。

 

また、「ココニアルミリョク、ツガ」をテーマに、情報を届けるサイト「ココツガ」を運営し、地域の魅力を発信しています。

 

そんな中、都賀町商工会は補助金申請支援業務において、大きな課題を抱えており、その課題を解決するべく補助金クラウド for Proを導入することを決意しました。

 

そこで、経営革新等支援機関である株式会社Stayway(代表:公認会計士 佐藤淳)のサービス「補助金クラウド for Pro」を導入した決め手や、導入前の課題、導入後の詳しい業務内容と変化など、同商工会の主任の相川将宏さんにお話を伺いました。

一部の職員に業務が集中 その背景は商工会内の体制にあった

 

補助金クラウド編集部:

サービス導入前の補助金申請支援の課題を教えてください。

 

相川さん:

サービス導入前の補助金申請支援の大きな課題は、一部の職員に業務が集中してしまうことでした。

 

都賀町商工会の正規職員は5名。みんなで協力して行うはずでしたが、経験年数が浅いと「この事業計画書はどうやって書いたらいいんですか?」「事業者の企業概要や強みなどが全然わからない」といった具合で、業務が滞ることが多かったです。

 

過去の商工会の申請支援事例を見ても、支援先の事業者に同じように適用できるのかがわからず、適切に支援を行うのが難しい状況でした。

縦割り体制による事業者支援サービスの分断

補助金クラウド編集部:

そのような課題が生まれた背景などはありますか?

 

相川さん:

その原因は、商工会内の体制にありました。

 

事業者の税金回りや、社会保険労働保険の代行業務、経営相談、補助金申請など諸々、相談業務は職制によって分かれがちでした。

 

税金回りは経験年数が浅い職員が担当、それ以外の相談は職制が上の人が担当と縦割り体制が基本でした。

 

年々、相談件数も相談内容の幅も広がっていく中で、縦割りにするとスムーズな対応ができず、お客様にとって何のメリットも生まれないと感じていました。

 

そこで、どんな相談内容でもすぐに対応し、次のアクションに繋げられるよう、商工会内の体制を少しずつ変えていく必要があると考えていました。

補助金クラウド for Pro最大の魅力は申請テンプレート

 

補助金クラウド編集部:

サービス導入の決め手は何ですか?

 

相川さん:

補助金クラウド for Proの最大の魅力は、補助金・助成金の種類に応じた必須書類のテンプレートを提供してくれることです。

 

補助金・助成金申請は、補助金・助成金の種類や条件によって申請方法や必須書類が異なり、それぞれどのように書けば申請が通りやすいかなど、書き方のノウハウなども必要となります。

 

商工会内において、ほとんどの人が補助金業務の経験をしたことがないので、そこをしっかりカバーしてくれる申請テンプレートの存在はとても大きいと感じました。

 

また、一人一人が相談対応から申請支援までワンストップで行えることは、都賀町商工会のような小規模な商工会にとっては大変ありがたいことでした。

 

そのほか、補助金申請に関する一問一答式のシートや、補助金情報を検索できる機能があることで、支援先からの相談事項に対し、よりスムーズなご提案が可能になるのではないかと思いました。

 

このようにサービスのメリットが明確だったので、導入するにあたって上司へ許可をとるときは容易に説明ができました。

 

補助金クラウド for Proを導入することで、マンパワーや感覚で申請書を作っていく当初の属人的な業務体制から、負担を均一化しながら低減できる理想的な業務体制に変わるイメージがついたからです。

補助金クラウド for Proで商品開発をしたい飲食店を支援

補助金クラウド編集部:

導入後の具体的な業務内容を教えてください。

 

相川さん:

現在、商品開発に向けて補助金の利用を検討している飲食店の相談を受けています。

 

そこでテンプレートを使用し、ヒアリングを行っています。

 

テンプレートを使用することで、「どのようなヒアリングを行えば良いか」「どのような問いに対してどのような回答をもらえばよいか」など、事前にヒアリングの準備ができるのでとても助かっています。

 

また、以前は、事業計画書や、その企業の概要や強みをどこにどう記載すれば採択されやすいかなど、申請書類の適切な書き方がわからない状況でした。そんな中、テンプレートがあることで適切な書き方がすぐにわかり、記入漏れがなく、精度の高い申請書類を作成できるようになりました。

 

ヒアリングのみならず、書類の作成についてもサポートすることができ、お客様にも満足いただいています。

導入後は組織体制のみならず部下の成長にも変化が

▲弊社のインタビューを受ける都賀町商工会の相川将宏さん

 

補助金クラウド編集部:

サービスの導入後に具体的な変化はありましたか?

 

相川さん:

以前は担当者がコロコロ変わることで、事業者側は、同じようなことをそれぞれの担当者に一から話さなければならなくなり、とてもストレスだったと思います。

 

担当者1人が相談から申請書作成のサポート、補助金採択まで一気通貫でサポートできるようになり、事業者側も補助金申請をスムーズに行えるようになりました。

 

縦割りだった組織の体制が少しずつ改善されていることを、補助金申請支援を通して実感できるのが嬉しいです。

 

また、部下の成長にも変化が見られるようになりました。

 

以前は、複雑でわかりづらいために避けがちだった補助金申請支援業務について、積極的に行う姿勢が見受けられるようになりました。

 

テンプレートがあることで、「自分にもやれるかな、やってみようかな」と思えるその気持ちがとても大切だと思います。部下がポジティブであれば、私からもアドバイスや提案をしやすくなり、部下の成長にも繋がります。

 

今後もテンプレートを中心に、みんなで補助金申請支援業務を展開していく予定です。

商工会議所・商工会や士業の方へのメッセージ

補助金クラウド編集部:

商工会議所・商工会や企業の方へメッセージをお願いします。

 

相川さん:

補助金申請支援において、その業務をやったことがないと、事業者と同じ目線に立つことができないために適切な支援を行うことが難しいです。

 

私たちもそうだったように、現時点でもそのような課題を抱えた商工会議所・商工会や士業の方は少なからずいるはずです。

 

補助金クラウド for Proは、スピード感のある支援を実現でき、応援する側がチームみんなで応援する気持ちになりやすいツールだと思います。

 

また、テンプレートがあることで、様々な企業へ色々な応援手段を持ちながら支援することができ、事業者からの満足度の向上はもちろん、職員の成長にも繋がります。

 

挑戦したい企業を応援する商工会議所・商工会や士業の方には、ぜひ使ってほしいツールです。

 

都賀町商工会 相川さんがご利用しているサービスはこちら

補助金クラウド for Pro
https://www.hojyokincloud.jp/pro/

 

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